④開催日当日
③案内状作成・発送・専用ホームページ開設
②会場手配
①ご説明・ご契約
当日は、当社スタッフが受付業務・司会進行などサポートさせて頂きます。（プランによって異なりますのでお問合せください）また原則として、幹事様の立替え等は発生しませんのでご安心ください。（宿泊プランは、旅行代金として参加者の皆様へ前もってご請求させて頂きます）当日の会費を集金させて頂き、当社で精算・必要経費・当社手数料等を行います。突然のキャンセルがあった場合は、参加予定人数の5％までの人数分の会費は、当社にてお支払い致しますので幹事様もご安心頂けます。
お預かりした名簿をデータ化し、第１回の案内状（官製はがき）を発送致します。この案内状は、不在者の情報収集と当社が事務局を代行させて頂く内容をお知らせする事を目的としています。不在者で戻って来てしまった方をリスト化。専用ホームページでの情報提供依頼・第２回の案内状（定形封筒）への不在者リスト同封で、同級生の方へ告知致します。その他返信はがき・専用ホームページへのID・パスワードなどを同封致します。出欠確認は、専用ホームページにてご確認頂けます。また掲示板もご利用頂けますので、開催までの交流の場や連絡ボードとしてご利用頂けます。多くの方にご参加頂く様、幹事様にもご協力頂きます。
「お申込みカルテ」で伺った内容で、会場の手配・料理内容の確認・施設内容などを直接、当社スタッフが出向き確認作業を行います。内容に問題なければ、「仮押さえ」を行います。その後、幹事様へ報告し了解が得られれば会場の「本申し込み」に入ります。
まずは、幹事様と一度お会いし当社サービスについてご説明をさせて頂きます。特にご心配な「個人情報の取り扱い」については、同窓会・クラス会に関係した用途のみ利用させて頂きます。また、ご提出頂いた個人情報は開催後2ヶ月以内に「すべて消去」致しますのでご安心ください。（一部プランに除外があります）当社の「利用規約」のご説明後、了承頂ければ「幹事代行契約書」・「名簿受渡確認書」への捺印・記入。「お申込みカルテ」に沿ってのお打合せをさせて頂きます。
